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高考申論題 107年 [檔案管理] 文書及檔案資訊化

第 一 題

📖 題組：
請申述下列事項： （一）電子檔案管理系統（electronic records management system）。（5 分） （二）ISO 15489。（5 分） （三）又 ISO 15489 指出適當、正確的管理檔案，可以使得任何組織或企業在法規上達到那三項目的？（15 分）
📝 此題為申論題，共 3 小題

小題 (一)

電子檔案管理系統（electronic records management system）。（5 分）

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看到名詞解釋題，首先應點出其核心定義（管理電子檔案生命週期的資訊系統），接著列舉其關鍵功能（點收、立案、編目、保存、應用），最後務必結合法規與技術標準（如確保檔案的真實性、完整性與可用性）來展現專業度。

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「電子檔案管理系統」（Electronic Records Management System, ERMS）係指機關為辦理電子檔案之點收、立案、編目、保存、檢索、應用及清理等生命週期各階段作業，所建置之軟硬體資訊系統架構。 特徵包含：(1) 生命週期管理：支援從電子檔案產生、歸檔至銷毀或移轉之全自動化流程；(2) 詮釋資料（Metadata）控制：遵循檔案局規範，將檔案內容與其關聯屬性以 XML 等格式進行結構化封裝；(3) 安全與稽核機制：具備嚴謹之存取權限控管與稽核軌跡（Audit Trail）紀錄，以確保電子檔案之真實性、完整性、可靠性與可用性；(4) 標準遵循：系統架構須符合《電子檔案管理作業要點》以及 ISO 15489、MoReq 等國際標準。 實務應用為協助公私部門達成無紙化辦公，並作為數位轉型下確保數位紀錄具備法定證據力與長期保存之核心基礎建設。

小題 (二)

ISO 15489。（5 分）

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面對名詞解釋題，應迅速點出「ISO 15489」的全名（檔案管理國際標準）、制定機構（ISO），並列出其核心目的與檔案應具備的四大特性（真實性、可靠性、完整性、可用性）。

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「ISO 15489」為國際標準化組織（ISO）所發布的「檔案管理國際標準」（Records Management），是全球首套專門針對檔案管理所制定的國際規範。 其特徵與重點包含： (1) 核心目標：提供檔案建立、獲取、保存與管理的最佳實務指引，協助組織建立標準化、系統化的檔案管理體系。

小題 (三)

又 ISO 15489 指出適當、正確的管理檔案，可以使得任何組織或企業在法規上達到那三項目的？（15 分）

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看到此題，應先將題目拆解為三個層次：ERMS 的定義與核心功能、ISO 15489 的定位與內涵，以及標準化管理在法規面帶來的具體效益。答題時不僅要寫出定義，ERMS 需點出「生命週期」與「四性」，法規目的則應緊扣「合規稽核」、「訴訟舉證」與「權益保障」三大面向（Compliance, Litigation, Rights protection）進行結構化論述。

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【破題】 本題測驗對於電子檔案生命週期管理系統之定義、國際通用檔案管理標準之認知，以及標準化檔案管理在法務與風險管理層面之實質效益。 【論述】

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