高考申論題
109年
[檔案管理] 檔案管理學
第 三 題
三、我國規定之機關檔案保存年限區分表內容架構、編製欄位及欄位記載原則為何？其與檔案中央主管機關訂定之機關共通性檔案保存年限基準之間如何適用？（25分）
📝 此題為申論題
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面對此題，考生應將題目拆解為四大層次：『內容架構』、『編製欄位』、『記載原則』以及『與共通性基準的適用關係』。作答時需緊扣《機關檔案保存年限及銷毀辦法》與檔案鑑定理論，並點出『機關共通性檔案保存年限基準』作為全國一致性底線的法規範意義，展現兼顧行政效率與檔案安全的專業視角。
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【破題】 機關檔案保存年限區分表為檔案生命週期管理中，決定檔案存毀與價值鑑定之核心工具。正確編製該表並結合中央主管機關訂定之「機關共通性檔案保存年限基準」，能有效確保國家檔案之完整性，同時兼顧機關行政效率與庫房管理之安全性。 【論述】
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機關檔案保存年限區分
💡 掌握檔案分類及保存年限區分表的編製結構與共通性基準的適用原則。
- 區分表架構採層級式展開，核心欄位含分類號、名稱、年限及說明。
- 保存年限依行政、法律、財務、稽憑及歷史價值進行「價值鑑定」。
- 共通性業務應優先引用「機關共通性檔案保存年限基準」之規定。
- 機關自訂年限採「從嚴原則」，欲低於共通性基準須報請主管機關核准。
